【参考メール文あり】退職の切り出し方と行動手順

HSPの仕事/転職

こんばんは、ブルです。

会社を辞めたことがない人は、どんな風に退職の話をすればいいのかわからないという人も多いと思います。

今回はそういう方たちのために、30代半ばにして退職回数7回の私が(誇れることではありませんが…)、退職の切り出し方や、どのようにして有給消化できたかについてお話していきます。

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退職時の手順

退職するときというのは手順を間違えると、退職自体を阻止しようとする動きが出たり、辞める時期が会社の都合のいい時期に誘導されることがあります。

そうならないためにも、スムーズに辞められる手順について紹介していきたいと思います。

退職することを誰にも言わない

まず大前提として、会社を辞めることを決意している場合、上司に意思を伝える前に仲の良い同僚などに相談したり話したくなるかもしれません。

他人の口ほど軽いものはありません。

知らず知らずのうちに辞めるといううわさが広まり、上司にまで話がいった場合、やめさせまいとする動きが働くことがあります。

例えば、面談に呼ばれたり、別部署に異動させようと持ちかけられるかもしれません。

それらが面倒だと思う場合は、退職を告げる上司意外に漏らすことのないようにしましょう。

有給残日数の確認

上司へ退職意志を示す前に、まずは有給についての正確な情報を握っておきましょう。

数年勤めてからの退職時ともなると、よほど普段から有給を消化していない限りけっこうな日数の有給が残っていることでしょう。

有給買い取り制度がある会社であればいいのですが、ない会社については有給消化しなければもったいないです。

私の例を挙げると、残24日に加え、2月末で消滅する有給が8日あり、3月1日付で新たに付与される有給が18日ありました。

つまり、2月末までに消滅する8日の有給を消化することができるため、最大42日間もの有給が使えるのです。

有給は40日しか使えないと思っていた方もいらっしゃるのではないでしょうか?

この有給消滅月と付与月をうまく使えば有給を最大化させることができます。

私の場合、土日祝日を省いた稼働日で42日も休めるとなると、約2か月まるまる休めることになりました。

有給は労働者の権利ですから胸を張って使いましょう。

有給は人事にメールで確認する

有給消滅月とか付与月・付与数がわからないという人は、事前に人事部にメールで確認しましょう。

  • 現在の残有給日数
  • 有給が消滅する月と消える日数
  • 有給が付与される月と増える日数

この三つが聞ければ、退職したい月から逆算して自分の最終出勤日がいつになるか把握することができるでしょう。

エビデンスを残すためにも、証拠の残らない電話ではなく、メールで回答を得ましょう。

そして有給残日数がわかれば、あとは念押しで人事に下記のようにメールを送ることをおすすめします。

例:仮に私が令和〇年〇月末で退職する場合、さきほど教えていただいた有給〇日を消化した時、最終出勤日は令和〇年〇月〇日になると思うのですが、それであっておりますでしょうか。

こちらのメールに対し、「間違いありません」などと返信が来れば、何かあった時にそのメールをエビデンスとして提出すればいいでしょう。

上司にメールを送付

有給が確認できたら次は上司に辞める意志をメールで伝えましょう。

私の場合上司が嫌いでしたから、その上司に対してではなく、更に上の部長に直接退職の意を表明しました。

いきなり部長席に歩み寄り、「辞めます!」なんて伝えたら周囲に勘づかれることは間違いないため、目立ちたくないようであればまずはメールを送りましょう。

会社によってルールは違うと思いますが、toに部長、ccに直属の上司を入れるのがよいでしょう。(私は直上司をccに入れませんでしたが…)

メール内容は下記です。

件名:【退職の申し出】〇〇 〇〇(←自分の名前)
本文:お疲れ様です。〇〇です。この度〇月末にて退職することを決意致しました。つきましては最終出勤日等のご相談でお時間をいただけますと幸いです。」

すると、普通の上司であれば目立たないように呼び出してくれて、話し合いの機会を設けてくれることでしょう。

注意したいのは文面です。

本当に辞めたいと思っているのであれば、「辞めたいと考えています」とか「退職させてもらえないでしょうか?」のような文章だと、「説得すれば退職を止められる」と思われるからです。

迷わず辞める意志がちゃんとあるのであれば、辞める日付を明記した上で、退職を断言すべきです。

そうすることにより、会社都合の退職時期へと誘導されるリスクを減らすことができるでしょう。

このメール段階では、有給残日数や最終出勤日について触れなくても大丈夫です。

上司との話し合い

私の場合、上司はメールに気づいてなかったのか、見て見ぬふりをしていたのか知りませんが、声をかけてもらえませんでした。

せっかく穏便に進めようとしていたのに全くと思いながらけっきょく自分から声をかけに行くことになりました。

たまにこういう上司も存在するので気を付けましょう。

本音と建前どちらを話す?

本音を話してたとしても、建前を言ったとしても、会社を辞める事実は変わりません。

私の場合、辞めていく会社のために不満をぶつけるのは無意味だと思っています。それこそ負け犬の遠吠えと思われるだけです。

不満や本音は現役でがんばっている時に言うことです。

「立つ鳥跡を濁さず」という言葉がありますが、円満退社をしたいのであれば、辞める意志を淡々と告げるのが、時間も割かれず楽といえるでしょう。

おすすめの退職理由

辞める本当の理由は言えないという人のために、建前で使えるおすすめの退職理由をあげてみました。

  • 次に働く会社から内定をもらった
  • 親の介護が必要になった
  • 得意な分野で働きたいから
  • 持っている資格が活かせる仕事がしたい
  • 田舎(地元)に帰ることになった
  • 家庭の事情で妻(夫)の実家近くに引っ越すことになった
  • 健康上の理由(自分もしくは配偶者、子どもなど)

会社から内定をもらったと話すのが、上司としても説得をあきらめざるを得ない一番シンプルで有効な退職理由といえるでしょう。

私の場合、妻の実家近くに引っ越して会社からずいぶん離れてしまうので通勤がしんどくなるというような理由を告げると、フレックスタイム制にしていいから残ってと説得を試みられて面倒だったのを覚えています。

最終出勤日についての話し合い

退職の意志が伝わったら次は退職の日程についての話になります。

何月末でやめるのか、最終出勤日はいつかという点です。

ここであらかじめ人事に確認しておいた有給についてのメールを、ここぞとばかりに出しましょう。

メールを見せる必要はありません。

「人事にメールで確認しました。有給残日数は〇日で、〇月末で辞めるとなると最終出勤日は〇月〇日になりますと回答をもらいました」と口頭で伝えましょう。

そこですんなり「わかった」と言ってくれる上司であればいいのですが、そうはいかない場合もあるでしょう。(私の場合はすんなりOKもらいました)

らちがあかない時は「わかりました、ではその件人事部に確認します」といっていったん引き下がりましょう。

人事としては、会社の規則よりも労働基準法や民放を遵守した回答をしなければなりません。

人事あてにメールで、

「上司に有給消化や最終出勤日の話をしたら受け入れてもらえなかった。労働基準法または民法上問題があるのではないでしょうか?回答ください」とメールを送ることができるでしょう。

ごねられた場合は労働基準局へ

そもそも人事が機能してないとかそういう会社であれば、上司との話し合いの段階で、「直接労働基準局に相談します」とくぎを打つのがいいかもしれません。

よほどおかしな会社でなければそう言われた段階で「わかった、君の言う通りにしよう」となるはずです。

それでも納得してもらえないモンスター上司の場合は、本当に労働基準局に相談しましょう。

そこまでして会社と闘いたくない、労力がもったいない、という方は弁護士対応の退職代行業者を使われるのもひとつの手かもしれませんね。

退職が正式に決まったらメールで周知

退職日、最終出勤日が決まったら、自分の部署に向けてメールで知らせましょう。

なるべく静かにいなくなりたいという方もいるかもしれませんが、当然引継ぎ業務も発生しますので、あとあと迷惑をかけないよう早い段階で知らせたほうがいいです。

このメール文面はネットで探せばいくらでも定型文が転がっています。

同僚への一回目の周知メールについては定型文で問題ないでしょう。

最終出勤日の動き

円満退社したいのであれば、今いる部署の人たちや、特にお世話になった人たちへ菓子折りを持っていきましょう。

お菓子を渡す際に今までの感謝を述べるのがベストです。

人数の多い会社だと、全ての人にあいさつをしにいくのは難しい場合もあります。

その場合は、お世話になった人をあらかじめピックアップしておき、最終日にもう一度あいさつメールを送りましょう。

「本来ひとりひとり挨拶に伺うべきところ、メールにて失礼致します。」と付け加えるのが望ましいです。

まとめ

辞めることで会社や同僚に迷惑をかけて申し訳ない気持ちになるのもわかります。

しかし、私たちには辞める権利も有給を使う権利もあるんですから、そこは今後の自分のために堂々と権利を主張しましょう。

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